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2019/09/07

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日程管理の仕方を変えたら、月初の3日を使っていた仕事が、月初の3時間で終わるようになった！　〜時間に追われている原因は、その根本の考え方にあった〜

皆さま、こんにちは！ナ.イ.ス.オ.ン株式会社の四.ケ.所.秀樹です。


2日間の研修を受けるため、昨日から、東京に来ています。
*2019年9月7日のお話です。


昨夜は、肉が食べたい！ということで、和牛一刀流肉萬の浜松町店に行ってきました。


店員さんの接客も素晴らしく、お肉も全て美味しかったですが、中でも、最高だったのは、牛タンあわびでした。




写真の上側、つまり、包丁が入っている方から焼いていくのですが、形があわびのよう・・・


ということで、牛タンあわび。


しっかり焼いてから、ハサミで好きなサイズに切って食べるのですが、濃厚なタンの味が、口いっぱいにジュワーっと広がります。


噛めば噛むほど、美味い！


リピート確定です！


お肉好きの方は、ぜひ、行ってみてくださいね！


それでは、今日のブログです。



税理士事務所の仕事は、日程管理で劇的に変わる

毎月毎月、月初に行わなければならない（と思い込んでいた）入金・請求処理、試算表作成、今月予定・・・


しかも、やらなければいけないことは、毎月、毎月、同じような事ばかり・・・


さらには、月初の少なくとも3日という時間が奪われる・・・


なんとか、ならないものか（という願望はあったが、実際に工夫しようとはしていなかったかも）・・・


そんな時に出会ったのが、マイツールというデータベースソフトです。


ただ、今日のブログでは、マイツールというソフトについてではなく、その出会いによって、ガラッと変わってしまった【私の思考】についてご紹介させて頂きますね。


言われてみたら、当然のことだったのですが、当時、税理士事務所に勤めて8年くらい経っていたと思いますが、全く気がついていないことがありました。


それは、本当に有り難いことに、税理士事務所は、顧問契約をさせて頂いたその瞬間に、契約解除になるまで、全ての仕事の料金と期日が決まってしまうと言うことです。


それがどうした？と思われたかもしれませんが、大切なことはここからです。


つまり、【月末が来なくても】、経理的な仕事は【全て先に】作ることが出来るのです。



マイツールには未来の日付を入力する

如何でしょうか？


なるほど！と思われましたか？


それとも、まだピーンときませんか？


どちらにせよ、とりあえずは、先にお話を進めますね！


まずは、全ての経理のデータをマイツールで一元管理することにしました。


大切なのはデータの持ち方、そして、何を【項目】として持てば良いのか・・・


という部分です。


このあたりに関しましては、マイツールを使って、大いに成果を作ってこられた先輩の皆さまから、沢山のアドバイスを頂きました。


そして、実際には、写真のようなデータの持ち方をしていました。




1列目の日付は、【契約させて頂いた日】に1年分の【未来日付】を入力します。


何に使うかというと、これらの日付は請求日になります。


また、7列目の対象月は、その売上を計上する月、つまり、【発生月】を表しています。


さらに、上の写真の右側には、次の項目が続きます。





この写真で重要なのは【入金予定日】です。



未来の日付を徹底的に活用する

契約させて頂くときに、支払い条件も確認しますので、〇〇銀行に〇〇日に〇〇円の入金されることが【分かっている】わけです。


この発想がものすごく大切なのですが、伝わっていますでしょうか？


来年1年間の、入金予定日が分かっているわけですから、今のままなら通帳残高がどうなるのか、1年前からすでに分かっているのです。


だったら、今、何をしていかなければいけないか？


具体的に考えることが出来ますよね。



同じような仕事が、どんどん減るという快感を味わっているか？

また、これは補足になりますが、入金日、入金CODE、補助CODEなどは、会計ソフトにエクスポートするための、データ用として作っていました。


このデータをエクスポートするわけですから、会計ソフトにはいっさい入力をしなくても、自動で数字などが入ってくれました。


仕事だと思っていたことが、どんどんと無くなっていくという快感。


これは、味わったものにしか分かりませんが、すこぶる気持ちが良いですｗ


そのエクスポートを可能にしてくれたのが、下記の写真の部分です。




そして、この項目を利用して、下記のオートプログラムを走らせると、エクスポートするデータが数秒で出来上がってしまいます。


作成したオートプログラムの一部です。


もちろん、このプログラムもまた、一人の力では作り上げることが出来ませんでした。


前述の先輩の皆さまには、お忙しい中にも関わらず、沢山のアドバイスを頂きました。


しかし、先輩の皆さまのスゴいところは、【教育の一環として】自分で考える時間を大切にして下さったことです。


先輩の皆さまからすれば、教えたらすぐに済むことなのでしょうが、ゆっくりと待って下さるのです。


なので、日程管理というキーワードにどんな項目を加えれば、毎月のルーティンとなっている仕事に自分の手を使わずに済むのか・・・


この点に関しましては、徹底的に考えました。


これが、TOCという学びにも繋がったように思います。


考え方を変えたら、皆さまのお仕事もガラッと変わってしまう！


経験上、その可能性は十二分にあると思います。


決して当たり前だと思わずに、ぜひ、業務の見直しをしてみて下さいね。


そして、仕事がどんどんと減っていく快感を味わって下さいね！


今回もまた、ブログ筋トレ中の文章を最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました。


今後とも、どうぞ宜しくお願い致します。


ブログ筋トレVol.153

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この記事を書いた人

四ケ所 秀樹

四ケ所 秀樹

四ケ所 秀樹(しかしょ・ひでき)
NICE ON株式会社（ナイスオン）代表取締役。
「粗利最大化」と「粗利最速化」を信条に、1年後の利益幅を最大97.5倍にした他、直近では、300万円の利益だった企業の教育を担い、5年間で1億円の利益にまで引き上げた実績を持つ。

MG開発者の(株)西研究所西順一郎氏、そして、(株)ソフトパワー研究所清水信博氏に師事し、企業の健康を司る【氣（社風）・血（お金）・水（業務フロー）】に関する社内研修を展開している。

【これから100年を志す企業を、絶対に守り切る土台づくり】を使命とし、赤字スパイラルから黒字スパイラルへの思考のシフト、全体最適思考の経営を指導している。

1974年佐賀生まれ。関西学院大学法学部卒。

保有資格
■西研公認MGインストラクター
■SP研公認最上級TOCインストラクター(日本第1号資格取得者)
■STR認定コミュニケーションマスター(世界第1号資格取得者)
■TOC‐ICO国際認定　思考プロセスジョナ登録
■交流個性解析士

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